La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros, requiere para mejorar sus procesos contables la contratación de un outsourcing. Por favor tenga en cuenta los términos de referencia antes de enviar la respectiva propuesta.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
Servicio de Consultoría para el manejo Contable y Financiero para La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros. Desde 1 de Julio del 2025 al 1 de agosto 2026 (con posibilidad de extensión)
Referencia de publicación: HIL-BTA-001-2025 – Terciarización y manejo Contable y Financiero de los proyectos de La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros
FECHA DE PUBLICACIÓN: 16 de mayo 2025.
FECHA LIMITE DE ENTREGA DE PROPUESTA: 23 de mayo 2025.
Antecedentes
La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros, constituida legalmente el 1 de febrero de 2009 e inscrita en la Cámara de Comercio el 19 de marzo del mismo año (registro N.º 00150322, Libro I de entidades sin ánimo de lucro), nace con la misión de construir un mundo más justo y sostenible para todas y todos.
Hileros centra su labor en la gestión y asesoría profesional de recursos, con el objetivo de fortalecer los consejos comunitarios, las organizaciones afrocolombianas y las personas naturales que forman parte del proceso de comunidades negras, vigente en Colombia desde 1993. Nuestro trabajo se enfoca en promover el desarrollo cultural, social, económico, político y ambiental, así como el fortalecimiento institucional y socio-empresarial de comunidades afrodescendientes históricamente marginadas, reafirmando su identidad y sus derechos colectivos.
En el marco del proyecto “Titulación Colectiva y Protección de Tierras Ancestrales Afrodescendientes en Colombia”, presentamos esta convocatoria como parte de nuestro compromiso con el cambio estructural en los ámbitos contable y financiero. La iniciativa busca ejecutar acciones técnicas que impulsen la autonomía territorial, la seguridad jurídica y el acceso equitativo a recursos, alineadas con las necesidades y aspiraciones de las comunidades afrodescendientes del país.
Con conocimiento, experiencia y una visión integral, Hileros trabaja día a día por el reconocimiento, la dignificación y la sostenibilidad de los territorios ancestrales afrocolombianos.
Objeto de la Convocatoria
Contratar un proveedor profesional para prestar un servicio de outsourcing contable integral, que abarque la gestión contable completa de la corporación, incluyendo:
- Registro y control contable de todas las operaciones económicas actuales y futuras, en el marco de los proyectos activos.
- Revisión, depuración y corrección de los registros contables históricos y subsanación de errores pasados.
- Regularización de las obligaciones fiscales y tributarias de la corporación ante la DIAN y demás autoridades competentes.
- Emisión de reportes, estados financieros y declaraciones tributarias conforme a la normativa vigente.
Alcance del servicio
El proveedor deberá realizar las siguientes actividades específicas:
a) Gestión contable actual
- Contabilización mensual de todas las operaciones: ingresos, egresos, nómina, aportes parafiscales, pagos a terceros, impuestos, activos y pasivos.
- Registro contable separado por proyecto, siguiendo la trazabilidad financiera de los convenios y financiadores.
- Elaboración mensual/trimestral/semestral y anual (según corresponda) de los siguientes estados financieros:
- Balance general
- Estado de resultados
- Flujo de efectivo
- Notas explicativas y conciliaciones bancarias
- Reporte financiero por proyecto
- Depuración contable histórica (Utilizar auditorias y consultorías de periodos pasados como guía)
- Levantamiento de diagnóstico del estado contable de ejercicios anteriores.
- Identificación y corrección de inconsistencias, registros duplicados o faltantes.
- Estandarización de la contabilidad institucional según principios contables vigentes (NIIF para entidades sin ánimo de lucro).
- Actualización del libro mayor, auxiliares y soportes.
- Regularización tributaria (Utilizar auditorias y consultorías de periodos pasados como guía)
- Revisión del estado fiscal actual ante la DIAN, incluyendo RUT, retenciones, IVA, ICA, declaración de renta y obligaciones laborales.
- Presentación de declaraciones omitidas y corrección de errores anteriores.
- Solicitudes de actualización o levantamiento de sanciones, si aplica.
- Acompañamiento ante requerimientos de entidades fiscales.
d) Acompañamiento estratégico
- Asesoría contable permanente a la dirección administrativa y financiera.
- Apoyo en procesos de auditoría externa o de rendición de cuentas a donantes.
- Propuestas de mejora para la sostenibilidad contable y financiera de la organización.
Productos esperados
- Plan de trabajo inicial detallado, con cronograma de ejecución y metodología.
- Servicio de gestión constante para registros contables.
- Diagnóstico del estado contable e impositivo actual e histórico, con plan de acción para su regularización.
- Estados financieros mensuales, consolidados e individuales por proyecto.
- Declaraciones tributarias y laborales actualizadas, presentadas ante las autoridades.
- Informe de depuración contable histórica, con respaldo documentado de los ajustes realizados.
- Sistema contable organizado y documentación debidamente archivada y actualizada
Características técnicas de los productos
- Todos los informes deberán presentarse en formato digital (.xlsx y .pdf) y en físico si se solicita.
- Los reportes contables deberán cumplir con:
- Normas Internacionales de Información Financiera para el Sector No Lucrativo (NIIF para ESAL).
- Normativa tributaria colombiana.
- Buenas prácticas contables y fiscales.
- Los registros deben mantenerse ordenados y disponibles para auditoría.
- Los documentos deberán presentarse de forma clara, estructurada, con numeración de folios y firmas responsables.
- Los reportes contables deberán cumplir con:
Perfil del proveedor
El servicio deberá ser prestado por una persona jurídica o natural con amplia y comprobada trayectoria profesional en el manejo contable y tributario de organizaciones sin ánimo de lucro en Colombia.
Requisitos mínimos obligatorios:
- Mínimo 10 años de experiencia comprobada en servicios contables, financieros y tributarios para entidades del tercer sector, especialmente organizaciones sin ánimo de lucro (ESAL).
- Experiencia previa documentada en:
- Depuración y regularización contable de entidades con rezagos históricos.
- Manejo contable de proyectos con fuentes de financiamiento mixtas (cooperación internacional, cooperación estatal, donaciones).
- Gestión y presentación de obligaciones tributarias y parafiscales ante DIAN, UGPP, Secretarías de Hacienda, entre otras entidades.
- Conocimiento actualizado y dominio de:
- Experiencia previa documentada en:
- Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para entidades sin ánimo de lucro.
- Legislación tributaria colombiana vigente para ESAL.
- Requisitos específicos de presentación de información a donantes internacionales y entidades de control.
- Capacidad demostrable para generar reportes financieros estructurados y trazables, alineados con los principios de transparencia, trazabilidad y control exigidos por auditorías internas y externas.
- Manejo experto de herramientas contables (Word Office, Siigo, Helisa u otros) y herramientas de análisis (Excel avanzado, Power BI deseable).
- Contar con un equipo técnico multidisciplinario que incluya: contador/a público titulado/a, auxiliar contable, revisor fiscal (si aplica) y asesor tributario.
- Se valorará experiencia con organizaciones afrocolombianas, comunitarias o territoriales.
Lugar de ejecución y plazo
El lugar de ejecución de la depuración será el Bogotá D.C. El servicio se desarrollará en un plazo máximo de un año y un mes, a partir de la firma del contrato o de la fecha convenida entre las partes.
Contenido de la propuesta y oferta económica
La propuesta debe contener como mínimo los siguientes puntos:
- Presentación, introducción y/o justificación.
- Objetivos propuestos.
- Propuesta metodológica.
- Cronograma de actividades.
- Presupuesto detallado.
- Hoja de vida con soportes.
- Certificaciones relacionadas con los procesos contables y financieros.
- Rut actualizado.
- Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría.
- Certificado fiscal expedido por la Contraloría.
- Certificado de vigencia y antecedentes de la Junta Central de Contadores.
(*) La PROPUESTA, EL RUT y La, son de obligatorio cumplimiento.
Los/Las Proponentes pueden presentar sus propuestas y/o solicitar aclaraciones de los documentos entregados enviando sus solicitudes a los siguientes correos electrónicos:
administracion@renacientes.org
Indicando en el asunto: HIL-BTA-001-2025 – Terciarización y manejo Contable y Financiero de los proyectos de La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros
Las ofertas también pueden ser enviadas por correo certificado o entregado directamente en la oficina en sobre cerrado a la siguiente dirección:
La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros.
Referencia de publicación: HIL-BTA-001-2025 – Depuración Contable y Financiera TF
Dirección: Calle 12D 1A 10 Bogotá D.C
Sólo se contactará con aquellas propuestas que cumplan con los requisitos y sean preseleccionadas.
La Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros se compromete a prevenir cualquier tipo de comportamiento no deseado en el trabajo, el acoso sexual, la explotación y el abuso sexual, la falta de integridad y /o mala praxis financiera. Esperamos que todo nuestro personal y los y las voluntarias compartan este compromiso y nuestro código de conducta, así como otras políticas relacionadas. Sólo aquellos que compartan nuestras creencias y código de conducta serán seleccionados para trabajar para nosotras.
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