POLÍTICA ANTISOBORNO, ANTICORRUPCIÓN Y ANITFRAUDE VERSION. 01 FECHA: 29-AGO-2019 Página 1 de 12 

1. OBJETIVO 

Establecer por parte de la Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros una política con lineamientos para la gestión de riesgos relacionados a aspectos de corrupción, soborno y fraude, con el fin de asegurar el cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales y lineamientos corporativos de buen gobierno, éticos y de trasparencia que deben orientar las actuaciones de la corporación y de todas las personas vinculadas con la organización. 

2. ALCANCE 

La presente política aplica para todos los miembros de PCN, contratistas, proveedores de bienes y servicios, donantes, entidades asociadas en la ejecución de proyectos o programas de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS, quienes pueden incurrir en conductas, actos, presunción, tentativa de fraude y/o prácticas corruptas. 

3. RESPONSABILIDADES 

 La Alta dirección en cabeza de su representante legal es la responsable de la aprobación de la Política Antisoborno, Anticorrupción y Antifraude, así como, de las modificaciones posteriores. 

 Se espera que todos los contratistas, miembros y demás partes interesadas relacionados con la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS actúen de manera manifiesta de acuerdo con los más altos criterios de honestidad, rectitud e integridad en el desempeño de sus funciones y/o responsabilidades. Se exige a los contratistas que en todo momento actúen con honestidad e integridad, y que velen por el uso apropiado de los recursos de la corporación. 

 Todos los contratistas, miembros y demás partes interesadas, en quienes se haya delegado autoridad para la utilización de recursos de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS, tienen la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de los 

procedimientos establecidos y de actuar con prudencia y de manera ética para proporcionar una garantía razonable con respecto a la prevención y detección de los fraudes y otras irregularidades. 

 Se debe prestar particular atención a la protección de las contraseñas, los documentos financieros y cualquier otro instrumento de autorización. Así como ejecutar los controles respectivos a su cargo, reportar los incidentes y cooperar con las investigaciones que de allí se puedan derivar. 

 La persona asignada para la gestión de riesgos supervisa y coordina la preparación y actualización de los registros de riesgos, así como las pautas de orientación para detectar y mitigar los riesgos de fraude, soborno y de corrupción. 

 El contador es el funcionario responsable de las finanzas de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS y es responsable ante la junta directiva de la instauración y el mantenimiento de un marco eficaz de fiscalización financiera interna para apoyar la consecución de los fines y políticas de la Corporación. El marco de fiscalización interna está concebido, entre otras cosas, para ayudar a los directivos, contratistas, miembros y partes interesadas a gestionar y a hacer frente a los riesgos de fraude y corrupción en la Corporación. 

 La auditoría externa (contadores públicos autorizados por una firma de contadores), se encarga de prestar asistencia para la disuasión y prevención del fraude, mediante el examen y evaluación de la eficacia del entorno de control de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS. Las responsabilidades de fiscalización del Auditor incluyen también asesorar a la dirección sobre los riesgos a los que está expuesta, incluida la posibilidad de fraude como riesgo relacionado con las actividades que se llevan a cabo. 

4. DEFINICIONES 

Confidencialidad: Conducta que permite dar el uso adecuado a la información y evitar cualquier comportamiento que por acción u omisión conlleve a revelar información confidencial o de uso privilegiado en beneficio propio o de terceros. 

Conflicto de interés: Es toda aquella situación en la cual contratistas, proveedores y demás personas y/o entidades que presten servicios en

representación de la Corporación realicen cualquier actuación en beneficio personal o de un tercero que se encuentre contrapuesto a los intereses de la Corporación. En estas ocasiones, quien se encuentre incurso en un conflicto de interés debe informar tal situación oportunamente en los canales establecidos para este fin. 

Contratista: Se refiere, en el contexto de un negocio o transacción nacional o internacional, a cualquier tercero que preste servicios a una Persona Jurídica o que tenga con ésta una relación jurídica contractual de cualquier naturaleza. Los Contratistas pueden incluir, entre otros, a proveedores, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores y a personas que sean parte en contratos de colaboración o de riesgo compartido con la Persona Jurídica. 

Contribuciones políticas: Son aportaciones monetarias o no monetarias cuya finalidad es apoyar a Partidos políticos, funcionarios de partidos políticos, políticos o candidatos a puestos de elección popular. Por ejemplo: recursos, instalaciones u otros activos de la Corporación. 

Corrupción: Consiste en el abuso de poder o de posición para el beneficio propio. 

Debida diligencia: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existen dos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividad empresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesario para evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y de incurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. La segunda, de contenido económico y proactiva, se identifica como el conjunto de procesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas. 

Denunciante: Cualquier persona que plantea una preocupación por una presunta conducta irregular que está presente al interior de la Corporación o cualquier grupo de personas relacionadas con la misma. 

Denuncias (irregularidades y denuncias que se van a investigar): Es el relato que cualquier persona realiza para enterar a la Corporación de la existencia de hechos de corrupción, soborno, fraude y/o conductas irregulares, con el fin de activar los mecanismos de investigación y sanción establecidos.

Donación: Acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra que la acepta, según el artículo 1443 del Código Civil. 

Ética: Está relacionada con las conductas esperadas de todos los miembros de la Corporación, enmarcadas en los valores organizacionales que guían las actuaciones y las decisiones en el día a día. 

Fraude: Consiste en engañar a otro en forma deliberada con el fin de obtener una ventaja indebida o ilícita, que genera sobre la víctima una pérdida y sobre el autor un beneficio. El fraude puede contextualizarse, dependiendo de las fuentes que lo originan, como fraude interno, externo o mixto: 

Fraude interno: Realizado por parte de los trabajadores, directivos, administradores o representantes. 

Fraude externo: Realizado por personas externas a la Corporación, tales como proveedores, donantes, contratistas y/o beneficiarios. 

Fraude mixto: Cometido con la participación de actores internos y externos. 

Fraude en Estados Financieros: Es la presentación o publicación intencionada de información falsa en cualquier parte de los estados financieros 

Información confidencial: Es aquella información catalogada exclusivamente para el uso interno de la Corporación, la cual no se debe compartir con terceros por ningún medio, excepto que exista una autorización previa y escrita del Representante Legal de la Corporación. 

Lavado de activos: Delito que comete toda persona que busca dar apariencia de legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritas en el artículo 323 del Código Penal Colombiano: “El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, contrabando, contrabando de hidrocarburos o sus derivados, fraude aduanero o

favorecimiento y facilitación del contrabando, favorecimiento de contrabando de hidrocarburos o sus derivados, en cualquiera de sus formas, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de mil (1.000) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.” 

Malversación de activos: Es cualquier acto intencional relacionado con la disposición ilegal de los activos físicos o intangibles de Corporación, su pérdida o robo, así como pagos fraudulentos en beneficio propio o de terceros. Comprende el uso o apropiación de bienes sin autorización, efectivo, títulos valores o similares, realización de gastos no autorizados, información y en general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de la Corporación. 

Persona políticamente expuesta o PEP (Pos sus siglas en inglés): Cualquier familiar, persona cercana o cualquier entidad que haya sido constituida para o en beneficio de un individuo que es o ha sido el encargado o candidato de una función pública prominente en el sector militar, judicial, comercial o político de un gobierno. 

Proveedor: Es toda persona natural o jurídica que provee productos o servicios a la Corporación. 

Soborno: Es un delito que consiste en el ofrecimiento, promesa, entrega, aceptación o exigencia de un incentivo para influenciar una decisión u obtener una recompensa impropia o una ventaja indebida para el beneficio propio, de la Corporación o de un tercero. 

Transferencia electrónica: Es la manera de trasladar fondos desde una cuenta bancaria a otra, a través de un servidor autorizado.

5. GENERALIDADES 

La Política Antisoborno, Anticorrupción y Antifraude compila y divulga las políticas, normas y principios de buen gobierno, éticos y de transparencia que deben orientar las actuaciones de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS de todas sus partes interesadas vinculadas. 

5.1 COMPROMISOS 

Con el propósito de asegurar la postura de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS ante cero – tolerancia a actos relativos a soborno, corrupción y fraude, tanto la corporación como sus miembros están comprometidos con: 

 Prevenir los daños a la imagen y la reputación a través del cumplimiento de las disposiciones que prohíben la realización de acciones constitutivas de soborno, corrupción y fraude. 

 Gestionar los riesgos de soborno, corrupción y fraude asociados a las actividades que se desarrollan en función del objeto social y al relacionamiento con sus contratistas, miembros y demás partes interesadas. 

 Contar con controles internos para asegurar que los activos de la Corporación se vigilen y salvaguarden adecuadamente. 

 Promover una cultura ética como elemento indispensable para la prevención, detección, investigación y mitigación de los riesgos de corrupción, soborno y fraude. 

5.2 PROHIBICIONES 

Para garantizar una gestión ética y transparente por parte de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS se prohíben las siguientes conductas: 

5.2.1 SOBORNO 

 Efectuar el pago, promesa de pago o autorización del pago en efectivo o en especie a un funcionario público o privado, nacional o extranjero, y en general, a cualquier persona, cuando el propósito del 

mismo consiste en influenciar de manera corrupta un acto u omisión para ayudar a la Corporación obtener una ventaja inapropiada. 

5.2.2 CORRUPCIÓN 

 Solicitar o aceptar, en forma directa o indirecta, de un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o de la Corporación. 

 Prometer, ofrecer o conceder, en forma directa o indirecta, a un tercero un beneficio indebido que redunde en su propio provecho, en el de otra persona o de la Corporación. 

 Realizar contribuciones, en dinero o en especie, a una causa política con el propósito de obtener una ventaja comercial o personal. 

 Obtener algo o influir en una decisión a través de la intimidación, la amenaza o el uso de la fuerza, donde la lesión potencial o real puede ocurrir a una persona, su reputación o su propiedad (extorsión o coerción). 

 Desviar dineros que tengan un objeto social o de patrocinio para el beneficio personal o con el propósito de cometer un acto de corrupción. 

 Alterar ilícitamente un procedimiento contractual en un proceso de solicitud pública o privada. 

 Realizar acuerdos secretos entre dos o más partes para defraudar o causar daño a una persona o entidad para obtener un fin ilícito. 

 Favorecer en el ejercicio de sus funciones los intereses propios o de un tercero por encima de los intereses de la CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS. 

 Realizar descuentos no autorizados por la Corporación. 

5.2.3 FRAUDE 

 Sustracción, malversación o utilización abusiva de bienes de la Corporación para beneficio personal o para beneficio de un tercero. 

 Cohecho y corrupción — ofrecer, dar, solicitar o aceptar una ventaja o recompensa indebida que puede influir en las medidas tomadas 

por la Corporación o sus miembros, por ejemplo, para la adquisición de bienes y servicios o la contratación. 

 Alterar o manipular indebidamente las cuentas de ingresos y/o gastos para reflejar un desempeño que no corresponda con la realidad. 

 Realizar registros contables en periodos inapropiados y/o manipular las revelaciones de los estados financieros de forma fraudulenta con el propósito de reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad. 

 Valorar inapropiadamente los activos de la Corporación para reflejar una situación financiera que no corresponda con la realidad. 

 Realizar u omitir ajustes en los registros contables para el beneficio personal o de terceros. 

 Ocultar intencionalmente errores contables. 

 Falsificación o alteración de un cheque, un giro bancario, una factura u otro documento financiero con miras a la malversación de fondos de la Corporación. 

5.2.4 LAVADO DE DINERO 

 Legalizar ingresos provenientes de acciones ilegales a través de transacciones ficticias. 

 Beneficiar a un tercero en su intención de legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales. 

 Conseguir, aceptar o administrar dentro de la Corporación bienes o dinero sabiendo, o que por razón de su cargo esté obligado a saber, que los mismos son producto, proceden o se originan de la comisión de un delito. 

 Ejecutar las transacciones inusuales de acuerdo con lo establecido en el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo y la normatividad aplicable al respecto. 

5.2.5 MALVERSACIÓN DE ACTIVOS 

 Tomar dinero o activos de forma indebida o sin autorización. 

 Desviar fondos de una cuenta de Hileros para el beneficio personal o de un tercero. 

 Utilizar inadecuadamente los fondos de la caja menor. 

 Conseguir un beneficio, ayuda o contribución mediante engaño o callando total o parcialmente la verdad. 

 Falsificar o alterar algún tipo de documento o registro, con el fin de obtener un beneficio personal o para un tercero. 

 Sustraer o utilizar abusivamente los activos de la Corporación para beneficio personal o de un tercero como: bienes, equipos, muebles, inventarios, entre otros. 

 Realizar pagos dobles, no autorizados o incurrir en gastos que no estén soportados con documentos formales. 

 Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o de un tercero. 

 Abuso, usurpación o la reasignación indebida de contraseñas para las transacciones financieras, las autorizaciones y aprobaciones con miras a la apropiación indebida de fondos de la Corporación. 

5.3 LINEAMIENTOS ANTISOBORNO, ANTICORRUPCIÓN Y ANTIFRAUDE 

 Todos los colaboradores de la corporación deben evitar cualquier conflicto entre sus propios intereses y los intereses de la Corporación en la conducción de sus responsabilidades al tratar con proveedores, clientes, contratistas o terceras partes. 

 La Corporación debe registrar en sus libros contables todas las transacciones derivadas del negocio de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad que resulten aplicables. 

 Todas las transacciones contables en las que se incurra con un tercero deben ser registradas en detalle de tal forma que sean fácilmente identificables. 

 Se debe contar con las medidas de control interno respecto al proceso de reporte financiero con el fin de proveer un aseguramiento 

frente a la confiabilidad de la información y la preparación de estados financieros con fines externos. 

 Los soportes contables deben cumplir con la normatividad aplicable y otras características (en cuanto a fecha, consecutivo, firmas, sellos, etc.); y estar libres de tachaduras o enmendaduras. 

 Cualquier inexactitud intencional en las transacciones de la Corporación, los registros de las mismas en los estados financieros y las revelaciones mal intencionadas se encuentran prohibidas. 

 La Corporación cuenta con un proceso para identificar, evaluar, documentar, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción, soborno y fraude que se realiza de manera periódica, por lo menos una vez al año, o en caso que la Corporación se enfrente a cambios sustanciales del entorno o a una restructuración. 

 Los miembros quedan obligados a notificar al representante legal y/o gerente general todo caso de fraude, efectivo o presunto, o en grado de tentativa, y toda práctica corrupta o colusoria, por conducto del contador y del Auditor externo. 

 Las alegaciones de fraude que se refieran al representante legal y/o gerente general se pondrán en conocimiento a los miembros de la junta directiva. 

 Todo colaborador de la Corporación o cualquier otra persona que haya señalado a la atención de la Corporación un presunto caso de fraude, y que actúe de conformidad con la presente política y de buena fe no podrá, por el hecho de haber señalado un incidente o participado en una investigación: 

– Ser despedido o amenazado de despido; 

– Ser objeto de medidas disciplinarias, suspensión o amenaza de medidas disciplinarias o de suspensión; 

– Ser objeto de sanciones o de cualquier otro tipo de castigo, o ser objeto de intimidación o de coacción. 

 Toda medida tomada por un funcionario contra una persona física o jurídica que haya actuado de conformidad con las exigencias de la presente política dará lugar a medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso al despido inmediato. 

 Todas las cuestiones serán tratadas de manera confidencial y, en el caso de que una alegación formulada de buena fe no sea confirmada por la investigación, no se tomarán medidas contra la persona que la haya formulado. Sólo las personas que hayan formulado alegaciones maliciosas o sin fundamento podrán ser objeto de medidas disciplinarias. 

 Cualquier represalia comprobada se tratará como un asunto grave y será sancionada con acciones disciplinarias que pueden incluir el despido por causa justificada. 

 Cualquier presunto caso de fraude, soborno y corrupción podrá notificarlos a través del mail denuncias@renacientes.org o del link denuncias que se encuentra en ubicado en nuestra página https://renacientes.net/ 

5.4 CULTURA ANTISOBORNO, ANTICORRUPCIÓN Y ANTIFRAUDE 

La CORPORACIÓN AGENCIA AFROCOLOMBIANA HILEROS se compromete a garantizar que se reduzcan al mínimo las oportunidades para cometer actos fraudulentos o de corrupción. Para lograrlo, la Corporación sigue promoviendo una cultura antifraude y medidas entre las que se incluyen las siguientes: 

 Asegurar una buena gobernanza en la Corporación y el comportamiento ético de los miembros de la Corporación. 

 Patrocinar y mantener controles efectivos y eficaces para prevenir el fraude. 

 Asegurarse en que, en el caso de cometerse un acto de fraude o de corrupción, se lleve a cabo una investigación diligente y sin dilaciones indebidas, con independencia del cargo, de los años de servicio y de la relación que la persona sospechosa pueda tener con la Corporación, así como con determinados miembros, contratistas o directivos. 

 Revisar sistemas y procedimientos para prevenir casos similares de fraude o corrupción. 

 La participación en las capacitaciones y entrenamientos es obligatoria para todos los miembros, contratistas y terceros que actúan en nombre de la Corporación. 

5.5 SANCIONES 

El incumplimiento de esta Política puede representar la violación de las leyes nacionales, si la corporación descubre la violación de este tipo de leyes, referirá el asunto a las autoridades competentes, lo cual puede representar la imposición de sanciones, multas, prisión u otro tipo de responsabilidad para los infractores. 

Al firmar a continuación, el signatario acuerda que Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros cumplirá con todos los términos de la política establecida anteriormente. 

Aceptado, 

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José Santos Caicedo 

Representante Legal 

Corporación Agencia Afrocolombiana Hileros 

Bogotá, Colombia 

Anexo-4.-Política-Anti-sobornoCorrupción-y-Fraude-0.1_